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Como otimizar seu tempo na execução de tarefas?

Publicado em 28 de novembro de 2018

O fluxo de trabalho dentro de uma empresa depende de como o tempo é utilizado para executar determinadas tarefas. Em algumas situações esse trabalho demanda um tempo a mais do que a média prevista e isso pode gerar alguns problemas a curto, médio e longo prazo. Para otimizar esse tempo, existem alguns métodos que podem ser utilizados.

Uma delas é a Matriz GUT. Com essa ferramenta, é possível priorizar as soluções de problemas, de acordo com a lógica de gravidade, urgência da resposta e tendência da evolução da situação. Com a utilização dessa matriz é possível reduzir o tempo gasto com algumas tarefas menos relevantes. Mas como avaliar cada uma delas?

No tópico gravidade é preciso observar a intensidade ou impacto que o problema pode causar se ele não for solucionado logo. Na urgência, o que entra na análise é o prazo limite para a resolução de um problema. Por fim, na tendência, é preciso avaliar qual é o potencial de crescimento do problema na ausência de ações para solucioná-lo.

Para montar a matriz GUT, é preciso seguir quatro passos simples, porém, importantes:

  • Liste todos os problemas enfrentados no seu ambiente de trabalho.
  • Classifique-os de acordo com as variáveis GUT em uma escala de 1 a 5
  • Eleja os principais e analise os pontos fracos
  • Elabore um plano de ação para solucionar ou amenizar a situação de cada um deles

Outra técnica que pode ser utilizada no dia a dia e que ajuda a gerenciar o tempo de trabalho é o Gettting Things Done (GTD). Ela é utilizada para facilitar o gerenciamento de processos e também para conseguir um alto desempenho nas atividades. Veja quais são as etapas do GTD:

  • Coletar: Nesse momento você deve listar todas as coisas a fazer;
  • Processar: Hora de analisar todas as demandas listadas e avaliar se é necessário executar alguma ação ou não;
  • Organizar: Agora é a vez de organizar as tarefas e determinar o prazo para conclusão de cada uma;
  • Executar: Realize as tarefas previstas sem interrupções
  • Revisar: Momento de rever as estratégias periodicamente e aplicar técnicas de melhoria dos processos;

E que tal organizar checklists para melhorar seu fluxo de trabalho. Esse método também é conhecido por 5W2H. A técnica é composta por algumas perguntas que compõem a sigla 5W2H (em inglês):

  • What: o que precisa ser feito?
  • Why: por que será feito?
  • Where: onde será feito?
  • When: quando será feito?
  • Who: quem executará?
  • How: como será feito?
  • How much: quanto custará?

Essa forma de trabalho possibilita tirar todas dúvidas sobre os processos de trabalho, além de dar lugar à produtividade e motivação.

Também é possível otimizar o tempo e as tarefas com a chamada técnica de Pomodoro. Para aplicá-la é preciso criar uma lista com as tarefas que você precisa desenvolver e junto de um cronometro, focar na produção de uma delas por 25 minutos ininterruptos. Depois disso, é importante fazer uma pausa de cinco minutos e voltar as atividades logo em seguida. Após quatro ciclos, é recomendado fazer um intervalo maior para relaxar.

A utilização dessas técnicas e ferramentas possibilita mais rendimento nas tarefas que precisam ser cumpridas dentro de determinado prazo. Para saber qual é mais efetiva em cada situação, é importante testar cada uma delas.